Подведение итогов совещания: как ведущему закрыть встречу с решениями и задачами

Подведение итогов совещания это последние пять-десять минут встречи, когда ведущий превращает разговор в список решений и задач. Все участники в этот момент ещё в комнате, поэтому любое расхождение можно поправить сразу. Через час, в рабочем чате, то же самое будет стоить переписки на двадцать сообщений.

Совещания без этой части узнаются по фразе «ну, вроде всё обсудили». Люди расходятся, каждый уверен, что понял, кто что делает, и через неделю выясняется, что версий столько же, сколько было участников.

Когда начинать подводить итоги

За десять минут до конца, по часам, даже если обсуждение в самом разгаре. Ведущий, который ждёт, пока разговор закончится сам, добирается до итогов уже в дверях, когда половина участников смотрит в телефон.

Чтобы это время не съели, поставьте итоги в повестку отдельным пунктом со своим интервалом. Как расписать совещание по минутам, мы разобрали в статье про повестку дня совещания.

Есть и промежуточный вариант, который делает финал короче: мини-итог после каждого вопроса. Закрыли пункт, ведущий за полминуты проговорил решение и ответственного, перешли к следующему. В финале остаётся быстро пробежаться по готовому списку.

Порядок подведения итогов

1. Остановить обсуждение. Прямо сказать, что время вышло и дальше итоги. Недоспоренное переносится.
2. Пройти по вопросам повестки. По порядку, по каждому: что решили.
3. Назвать задачи. Кто, что делает и к какому сроку. Каждый ответственный вслух подтверждает.
4. Назвать, что осталось открытым. Вопросы без решения и что для них нужно.
5. Решить, кому ещё сообщить. Кого не было, но кого касаются решения.
6. Назначить следующую встречу, если она нужна, и договориться, кто разошлёт итоги.

Порядок кажется бюрократическим, но на практике шесть шагов занимают пять-семь минут. Дольше они тянутся только тогда, когда решения не были приняты по ходу, и итоги превращаются в продолжение спора.

Если у совещания есть секретарь, распределите роли: ведущий формулирует, секретарь записывает и в конце зачитывает список. Ведущий слышит свои формулировки со стороны и сразу замечает, где они размыты.

Формулировки для ведущего

Итоги проще подводить, когда под рукой готовые фразы для обычного рабочего совещания.

• Остановить разговор: «Коллеги, у нас десять минут. Этот спор забираем в отдельную встречу, сейчас фиксируем итоги».
• Сформулировать решение: «По первому вопросу решили: запускаем акцию с 1 октября на условиях, которые предложил Павел».
• Закрепить задачу: «Марина, на тебе договор с подрядчиком, срок пятница, 3 октября. Так?»
• Проверить понимание: «Олег, расскажи своими словами, что ты делаешь по второму вопросу».
• Зафиксировать отсутствие решения: «По складу решения нет. Не хватает расчёта аренды, его готовит Дмитрий к среде, возвращаемся в четверг».
• Закрыть встречу: «Итоги пришлю сегодня до пяти. Если у кого-то в них будет не так, как вы поняли, отвечайте на письмо».

Фраза «кто возьмёт?» работает хуже, чем прямое назначение. На общий вопрос обычно повисает тишина, а потом соглашается самый вежливый, хотя задача ему может совсем не подходить.

Как зафиксировать решения

Решение, которое можно исполнить, отвечает на вопрос «что теперь будет по-другому». «Обсудили маркетинговый план» описывает, чем люди занимались час. Решение звучит так: «Утвердили маркетинговый план на октябрь с бюджетом 450 тысяч, баннеры на сайте убираем».

Хорошо записанное решение узнаётся по таким признакам:

• глагол результата: утвердили, отказались, перенесли, выбрали;
• конкретика: сумма, дата, вариант, название;
• границы, если они обсуждались: «до конца года», «только для оптовых клиентов».

Если участники спорят о формулировке решения в конце совещания, значит, решения не было. Лучше честно это признать и зафиксировать как открытый вопрос, чем записать размытую фразу, которую каждый прочитает по-своему.

Задачи: кто, что и к какому сроку

Задача по итогам совещания состоит из трёх частей: кто, что, к какому сроку. Если одной части нет, задача не будет выполнена или будет выполнена не так.

Один ответственный. «Отдел продаж» или «Иван и Мария» не ответственный. Если задачу делают двое, назовите того, кто отвечает за результат, второй ему помогает.

Действие с результатом. «Разобраться с поставщиком» за неделю может превратиться во что угодно. «Получить от поставщика письменное подтверждение новой даты поставки» проверяется одним взглядом.

Срок датой. «На следующей неделе», «как можно скорее» и «к концу месяца» каждый понимает по-разному. Пишите число и день недели: «до 3 октября, пятница».

Для задач удобно сразу завести таблицу в протоколе. Как оформить поручения по итогам отдельным документом, рассказываем в статье про протокол поручений совещания.

Итоги онлайн-совещания

На созвоне подводить итоги сложнее: камеры выключены, кивков не видно, и молчание легко принять за согласие.

Показывайте итоги на экране. Ведущий или секретарь открывает документ и прямо при всех печатает решения и задачи. Участники видят формулировку и сразу поправляют, если записано не то. Это быстрее, чем потом согласовывать протокол в переписке.

И просите подтверждение вслух или в чате. «Марина, договор до пятницы, подтверди в чате» занимает три секунды, а через неделю это сообщение будет лучшим аргументом в споре о сроках.

Если ведущий сам участвует в споре

Бывает, что руководитель ведёт совещание и одновременно отстаивает свою позицию по главному вопросу. Тогда его итоги легко звучат как «решили так, как я предлагал», даже если группа с этим не согласилась. Лучше попросить подвести итоги по этому вопросу другого участника, например секретаря или коллегу, который в споре не участвовал. Руководитель потом может согласиться или возразить, но формулировка будет не его.

Похожая ситуация, когда на совещании есть человек старше ведущего по должности. Если он по ходу говорил «ну, давайте так», ведущему стоит в итогах переспросить прямо: «Фиксирую как решение, что запускаем с 1 октября. Верно?» Иначе через неделю выяснится, что он просто размышлял вслух.

Как получить итоги совещания из записи автоматически

Ведущему трудно одновременно вести обсуждение, следить за временем и записывать решения. Обычно что-то одно проседает, и чаще всего записи: в блокноте остаются обрывки, по которым вечером приходится восстанавливать, кто что обещал.

Записи можно отдать Salvio, а ведущему оставить разговор. Приложение пишет совещание с телефона на столе, в том числе при погасшем экране и в подвальной переговорной без сети. Созвоны загружают готовым файлом в веб-кабинет app.salvio.io. Со сценарием «Планёрка / совещание» саммари раскладывается по тем же частям, что и устные итоги ведущего:

Что ведущий проговаривает в конце	Раздел саммари
о чём говорили по повестке	темы
что решили	принятые решения
«Марина, договор, до пятницы»	задачи: кто, что, срок
что мешает и чего не хватает	проблемы и блокеры
когда встречаемся снова	следующая встреча

Чем чётче итоги прозвучали вслух, тем точнее они ложатся в саммари. Если формулировка вызывает сомнения, под саммари есть расшифровка с разделением по собеседникам.

Рассылать итоги удобно публичной ссылкой, открыв по ней одно саммари. Если планёрки проводят несколько руководителей, удобно завести в Salvio компанию с общим пулом минут. Подробнее на странице Salvio для руководителей.

Реализация итогов совещания: что делать после встречи

Подведённые итоги ничего не стоят, если их никто не проверяет. Реализация итогов совещания держится на нескольких привычках, и ни одна не требует специальных программ.

Итоги в тот же день. Разошлите список решений и задач всем участникам и тем, кого они касаются, в течение нескольких часов. Если в рассылке нет ответственного и срока, задачу там можно не писать, она всё равно не сделается.

Статус в начале следующей встречи. Первые пять минут следующего совещания ведущий идёт по списку прошлых задач. Ответ по каждой один из трёх: сделано; в работе, срок прежний; срок сдвигается, и вот почему. Долгие объяснения на этом этапе не нужны, проблемные задачи обсуждаются отдельным пунктом.

Перенос срока только с причиной и новой датой. Одно «не успел» ничего не объясняет. «Не успел, потому что поставщик не прислал данные, новая дата 10 октября» показывает, где нужна помощь. Если одна и та же задача переносится второй раз подряд, вынесите её отдельным пунктом в повестку: скорее всего, мешает что-то, чего исполнитель сам не решит.

Всё держится на том, что в понедельник о задаче спросят при всех.

Чек-лист подведения итогов

• Итоги стоят в повестке отдельным пунктом, 5-10 минут.
• Обсуждение остановлено вовремя, спорные темы вынесены в отдельный список.
• По каждому вопросу повестки названо решение или честно сказано, что его нет.
• Каждое решение содержит глагол результата и конкретику.
• У каждой задачи один ответственный, действие с результатом и срок датой.
• Ответственные вслух подтвердили свои задачи.
• Для открытых вопросов понятно, чего не хватает, кто готовит и когда вопрос вернётся.
• Решено, кому сообщить итоги из тех, кого не было.
• Назначена следующая встреча или сказано, что она не нужна.
• Назван человек, который разошлёт итоги, и срок рассылки.

Скачать шаблон в Word: чек-лист для ведущего и таблица итогов с решениями, задачами и открытыми вопросами.

Пример итогов совещания

Так выглядят итоги часового совещания отдела продаж, записанные по этой схеме. Имена условные.

Вопрос	Решение	Кто	Срок
Осенняя акция	Запускаем с 1 октября, скидка 5% для оптовых клиентов при заказе от 200 тысяч	П. Зуев	1 октября
Прайс для дилеров	Обновляем с учётом новой закупочной цены	М. Орлова	3 октября
Второй склад	Решения нет, не хватает расчёта аренды	Д. Никитин готовит расчёт	вернуться 9 октября

Следующее совещание 9 октября, 10:00. Итоги рассылает М. Орлова сегодня до 17:00.

Строка про второй склад выглядит как неудача, но по ней видно, чего ждать и когда. Без неё вопрос тихо выпал бы из повестки и всплыл через месяц, когда помещение уже сдадут кому-нибудь другому.

Попробуйте на ближайшей планёрке

Регистрация на app.salvio.io занимает минуту, 30 минут записи бесплатно. Приложение для Android есть в RuStore, а с iPhone пока можно загружать записи в веб-кабинет файлом. Проведите совещание по чек-листу, запишите его и сравните саммари со своими итогами: расхождения покажут, где формулировки стоит сделать точнее.